Projektové řízení v IT

Existuje dobrý důvod k obavám: Jeden unikátní průzkum uplynulého desetiletí analyzoval výsledky 175.000 klíčových IT projektů z různých odvětví po celém světě s následujícími závěry:

  • Pouze 16% projektů bylo dokončeno včas a s plánovým rozpočtem
  • Jen 42% projektů dodalo požadované funkcionality a výstupy
  • Celých 32% bylo předčasně ukončeno nebo zrušeno.

Průzkum identifikoval chabé projektové řízení jako nejčastější faktor vysoké míry selhání! Podle tohoto průzkumu závisí efektivní IT project management na kvalitní implementaci 15 kroků:

1. Důkladně vyhodnocujte proveditelnost projektu
  • Analýza proveditelnosti by měla obsahovat předběžnou specifikaci architektury a designu, návrh plánu projektového řízení, požadavky na zdroje, známá omezení a časové harmonogramy.
  • Zajištění informovaného souhlasu se studií proveditelnosti od všech klíčových podílníků projektu významně zvyšuje šanci na úspěšné dokončení projektu!
  • Tento proces je také včasnou sondou do politického klimatu prostředí, ve kterém má být projekt realizován. Pomáhá odhalit řadu rizik a potenciálních překážek lidského faktoru.

2. Vyjasněte si cíle a rozsah projektu
  • Před započetím IT projektu je nezbytné definovat návrh časového harmonogramu, kvalitativní a nákladové cíle, rozsah.
  • Výstupy, kterých má být dosaženo, musí být jednoznačně potvrzeny všemi potenciálními podílníky projektu!

3. Určete jednoho výkonného sponzora zodpovědného za úspěch projektu
  • Kolektivní odpovědnost řídících výborů není zárukou dostatečného vnímání odpovědnosti jejich členů. Měla by být stanovena jediná osoba odpovědná za úspěch projektu, u které je prokazatelný osobní zájem na takovém úspěchu.

4. Alokujte projektového manažera na full-time
  • Jedna osoba by měla dohlížet na každodenní provádění požadovaných činností, ověřování výstupů a reporting.
  • Kandidát na tuto pozici by měl mít prokazatelné zkušenosti s řízením obdobných projektů a dobře ovládat související procesy a nástroje.
  • Běžnou chybou je nasazení úspěšného manažera z jiné oblasti, protože je pro management z tohoto titulu důvěryhodný.

5. Ustavte projektový team, který je schopen vykonávat reálné pravomoci
  • Členové teamu by měli být schopni dosáhnout na potřebné podnikové zdroje.
  • Schopnost teamu vyjednat efektivní smlouvy s dodavateli a výrobci a zajistit v organizaci všeobecnou akceptaci těchto podmínek je velmi důležitá.
  • Team musí mít možnost interní motivace svých členů (odměny za příkladnou práci) a schopnost/možnost rozvíjet důvěru podílníků projektu.

6. Vytvořte detailní projektový plán
  • Takový plán by měl zahrnovat všechny formální, písemné dohody s externími i interními dodavateli, vlastníky zdrojů i konečnými uživateli a jejich role na projektu.

7. Zajistěte si potvrzené lidské zdroje
  • Vedoucí projektu by si měl zajistit písemné garance od příslušných liniových manažerů.
  • Zajistěte si i písemný příslib od samotných pracovníků, kterých se dané alokace týkají.

8. Zajistěte si smluvní závazky od dodavatelů a výrobců
  • Smluvně popsány musí být veškeré aspekty takové spolupráce, včetně mechanismů kontroly.

9. Rozdělte projekt na řiditelné segmenty
  • Pro snížení komplexnosti, a tedy snížení rizika opomenutí je to nanejvýš žádoucí.
  • Segmenty by měly být po dokončení snadno kombinovatelné.

10. Stanovte jasná výkonnostní měřítka a reportujte pravidelně o průběhu a postupu prací
  • Aby toto bylo možné, měla by být identifikována sada výkonnostních indikátorů (dosažení milníků, produktivita jednotlivých pracovníků, spokojenost sponzora, spokojenost koncových uživatelů, …).
  • Rozdílnost reality a očekávání by po projednání měla vyústit v konkrétní odpovědnost a korektivní opatření.

11. Podnikejte rozhodnutí a korekce raději dříve než později
  • Řešte výkonnostní odchylky rychle a rozhodně
    • Příčina problémů musí být rychle identifikována a odstraněna.

12. Nastavte a využívejte formální mechanismus změnového řízení
  • Efektivní projektové řízení závisí na pečlivém řízení nezbytných změn.
  • Všechny změny musí být dokumentovány a zahrnuty do projektového plánu tak, aby každý věděl, kdy a proč byla změna provedena.

13. Rizika řiďte proaktivně
  • IT projekty jsou typické množstvím významných rizik a kontroverzních otázek, které mohou být překážkou pro postup prací na projektu.
  • Problémy mívají často politický základ reflektující rezistenci některých činitelů v organizaci vůči skutečnostem, které projekt přináší.
  • Všichni členové teamu by měli být školeni na rozpoznávání a monitorování rizik.

14. Navrhněte komunikační plán a podpořte tak šanci na širokou akceptaci projektu v organizaci
  • Včasná komunikace s podílníky projektu je klíčová pro řízení jednotlivých očekávání koncových uživatelů a zvyšuje šance na akceptaci projektových výstupů.
    • Zajistěte, aby každá komunikace byla uzpůsobena publiku, kterému je určena.

15. Oslavujte úspěch
  • Projekt by měl mít vysokou „viditelnost“ po dobu celého trvání.
  • Zdolání každého milníku by mělo být oslavováno celou organizací.
  • Tyto výjimečné okamžiky dávají vedoucímu projektu příležitost vytrhnout team z šedi každodennosti a kvant problémů, které musí řešit.
  • Oslavy jsou dobrým připomenutím, že se dílo daří a že postupujeme vpřed. Tato skutečnost nemusí být pro řadové členy teamu vždy zřejmá a její přehlížení může vést k závažné demotivaci!