Projektové řízení v IT
Existuje dobrý důvod k obavám: Jeden unikátní průzkum uplynulého desetiletí analyzoval výsledky 175.000 klíčových IT projektů z různých odvětví po celém světě s následujícími závěry:- Pouze 16% projektů bylo dokončeno včas a s plánovým rozpočtem
- Jen 42% projektů dodalo požadované funkcionality a výstupy
- Celých 32% bylo předčasně ukončeno nebo zrušeno.
Průzkum identifikoval chabé projektové řízení jako nejčastější faktor vysoké míry selhání! Podle tohoto průzkumu závisí efektivní IT project management na kvalitní implementaci 15 kroků:
1. Důkladně vyhodnocujte proveditelnost projektu
- Analýza proveditelnosti by měla obsahovat předběžnou specifikaci architektury a designu, návrh plánu projektového řízení, požadavky na zdroje, známá omezení a časové harmonogramy.
- Zajištění informovaného souhlasu se studií proveditelnosti od všech klíčových podílníků projektu významně zvyšuje šanci na úspěšné dokončení projektu!
- Tento proces je také včasnou sondou do politického klimatu prostředí, ve kterém má být projekt realizován. Pomáhá odhalit řadu rizik a potenciálních překážek lidského faktoru.
2. Vyjasněte si cíle a rozsah projektu
- Před započetím IT projektu je nezbytné definovat návrh časového harmonogramu, kvalitativní a nákladové cíle, rozsah.
- Výstupy, kterých má být dosaženo, musí být jednoznačně potvrzeny všemi potenciálními podílníky projektu!
3. Určete jednoho výkonného sponzora zodpovědného za úspěch projektu
- Kolektivní odpovědnost řídících výborů není zárukou dostatečného vnímání odpovědnosti jejich členů. Měla by být stanovena jediná osoba odpovědná za úspěch projektu, u které je prokazatelný osobní zájem na takovém úspěchu.
4. Alokujte projektového manažera na full-time
- Jedna osoba by měla dohlížet na každodenní provádění požadovaných činností, ověřování výstupů a reporting.
- Kandidát na tuto pozici by měl mít prokazatelné zkušenosti s řízením obdobných projektů a dobře ovládat související procesy a nástroje.
- Běžnou chybou je nasazení úspěšného manažera z jiné oblasti, protože je pro management z tohoto titulu důvěryhodný.
5. Ustavte projektový team, který je schopen vykonávat reálné pravomoci
- Členové teamu by měli být schopni dosáhnout na potřebné podnikové zdroje.
- Schopnost teamu vyjednat efektivní smlouvy s dodavateli a výrobci a zajistit v organizaci všeobecnou akceptaci těchto podmínek je velmi důležitá.
- Team musí mít možnost interní motivace svých členů (odměny za příkladnou práci) a schopnost/možnost rozvíjet důvěru podílníků projektu.
6. Vytvořte detailní projektový plán
- Takový plán by měl zahrnovat všechny formální, písemné dohody s externími i interními dodavateli, vlastníky zdrojů i konečnými uživateli a jejich role na projektu.
7. Zajistěte si potvrzené lidské zdroje
- Vedoucí projektu by si měl zajistit písemné garance od příslušných liniových manažerů.
- Zajistěte si i písemný příslib od samotných pracovníků, kterých se dané alokace týkají.
8. Zajistěte si smluvní závazky od dodavatelů a výrobců
- Smluvně popsány musí být veškeré aspekty takové spolupráce, včetně mechanismů kontroly.
9. Rozdělte projekt na řiditelné segmenty
- Pro snížení komplexnosti, a tedy snížení rizika opomenutí je to nanejvýš žádoucí.
- Segmenty by měly být po dokončení snadno kombinovatelné.
10. Stanovte jasná výkonnostní měřítka a reportujte pravidelně o průběhu a postupu prací
- Aby toto bylo možné, měla by být identifikována sada výkonnostních indikátorů (dosažení milníků, produktivita jednotlivých pracovníků, spokojenost sponzora, spokojenost koncových uživatelů, …).
- Rozdílnost reality a očekávání by po projednání měla vyústit v konkrétní odpovědnost a korektivní opatření.
11. Podnikejte rozhodnutí a korekce raději dříve než později
- Řešte výkonnostní odchylky rychle a rozhodně
• Příčina problémů musí být rychle identifikována a odstraněna.
12. Nastavte a využívejte formální mechanismus změnového řízení
- Efektivní projektové řízení závisí na pečlivém řízení nezbytných změn.
- Všechny změny musí být dokumentovány a zahrnuty do projektového plánu tak, aby každý věděl, kdy a proč byla změna provedena.
13. Rizika řiďte proaktivně
- IT projekty jsou typické množstvím významných rizik a kontroverzních otázek, které mohou být překážkou pro postup prací na projektu.
- Problémy mívají často politický základ reflektující rezistenci některých činitelů v organizaci vůči skutečnostem, které projekt přináší.
- Všichni členové teamu by měli být školeni na rozpoznávání a monitorování rizik.
14. Navrhněte komunikační plán a podpořte tak šanci na širokou akceptaci projektu v organizaci
- Včasná komunikace s podílníky projektu je klíčová pro řízení jednotlivých očekávání koncových uživatelů a zvyšuje šance na akceptaci projektových výstupů.
• Zajistěte, aby každá komunikace byla uzpůsobena publiku, kterému je určena.
15. Oslavujte úspěch
- Projekt by měl mít vysokou „viditelnost“ po dobu celého trvání.
- Zdolání každého milníku by mělo být oslavováno celou organizací.
- Tyto výjimečné okamžiky dávají vedoucímu projektu příležitost vytrhnout team z šedi každodennosti a kvant problémů, které musí řešit.
- Oslavy jsou dobrým připomenutím, že se dílo daří a že postupujeme vpřed. Tato skutečnost nemusí být pro řadové členy teamu vždy zřejmá a její přehlížení může vést k závažné demotivaci!